English version, for information only. The French version is legally binding
Data controller
The data described below is processed by Nez Holding, a French limited
liability company (SARL) with share capital of €1,200, registered with the Paris Trade and
Companies Register under number 880,471,784, registered office at 29 rue des Orteaux, 75020
Paris, France (“Nez”, “we”), publisher of The Base.
No Data Protection Officer is currently designated. For any question or request about your
data, contact [email protected].
Who this policy covers
This policy describes how we process the data of the members of The Base:
the people who belong to an organisation registered on the platform, whether a
retailer (store, buyer, distributor with retail activity) or a
brand, with or without an activated account. Back-office (Nez staff)
accounts are governed by internal staff policies and are not detailed here.
Brands' commercial contacts are members of their brand's team, including before they
activate an account; see “Brands' commercial contacts” below.
What we collect, and why
Account creation and management
Your account is created by Nez (from the accreditation list of one of its events, or
directly), or by a colleague who invites you to join your organisation's team on The Base;
in both cases you receive an invitation email to activate it. Before activation, we only
hold the details provided by Nez or your colleague (email, name, organisation and, where
applicable, job and phone).
At activation, you confirm or complete your first name, last name, job category and
title, phone numbers (optional) and choose a password (never stored in plain text). Legal basis: your
consent, explicitly given at activation, revocable by contacting us. Account closure is the
practical consequence of withdrawal.
Requesting access
You can also request access yourself ("Request access"): you then give your email, name,
job, phone numbers (optional) and a password, confirm your email through a link, and name
the organisation you work for (an existing one, or one you describe). Nez, and for a request
to join an existing organisation its administrators, review your request with this
information and your message; they may see whether your email domain matches your
organisation's website. Legal basis: your consent, given when you send the request. A
request whose email is never confirmed is deleted after 7 days; a declined or cancelled one,
and the account that went with it, after 90 days.
Your organisation and your team
Details about your organisation (name, country, city, website, and for a retailer its
profile and sourcing needs, for a brand its presentation) are shared by all its members.
The members of your organisation can see each other's name, email, role and account
status on the “My organisation” page. Its administrators can edit these details, invite
colleagues (by entering their email and name), change their role or remove them from the
team. Legal basis: Nez's legitimate interest in letting organisations manage their
presence on the platform, and the performance of the service you use.
Proof of consent
Every consent given or withdrawn (platform access, Nez communications, see below) is
logged with the date, your IP address, your browser's user-agent, and the policy version in
force at the time. This record exists solely to prove consent if required. Legal basis:
legal obligation (the GDPR requires us to be able to demonstrate consent).
Nez communications
If you opt in (a separate, optional checkbox), we send you information about events and
about The Base. Legal basis: consent, which you can withdraw at any time from your Profile
page.
Member directory visibility
If you opt in (a separate, optional checkbox, at signup or later from your Profile page),
the registration details you provide may be shown to other members of The Base, retailers
and brands, for example in a future member directory. This isn't live yet: nothing is
shown to anyone until that feature exists, and we'll only ever display it to accounts that
opted in. Legal basis: consent, which you can withdraw at any time from your Profile page.
Directory usage
We record which brands you view and the contact requests you send, to measure usage and
improve the service. Legal basis: Nez's legitimate interest in understanding how the
platform is used. If your account is deleted, these events are kept but anonymised rather
than removed.
Requesting contact with a brand
When you use the “Request contact” button on a brand page, your name, company, email, phone
and any message you write are emailed to the members of that brand's team who receive
contact requests (its commercial contacts), so they can reply to you directly. Legal basis: performance of the introduction you explicitly request by
clicking.
Security
IP address and technical connection details are used to limit abusive login attempts and
keep your account secure. Legal basis: Nez's legitimate interest in protecting the platform
and its users.
Brands' commercial contacts
A brand's commercial contact (name, email, phone) comes from the brand's application to a
Nez event, not from that person directly entering it into The Base. This person is
recorded as a member of the brand's team on The Base, even before activating an account,
and receives by email the contact requests that members of The Base send to the brand. Only
their name is shown on the brand page: their email and phone are never displayed to other
members, who go through the contact form. Nez may invite them to activate an account; if they do,
the sections above then apply to them as well.
Nez processes this data on the basis of its legitimate interest in facilitating
professional introductions between brands and the other members of The Base. The brand's administrators can
change who receives its contact requests. Any person concerned can exercise the rights
described below by contacting us.
Cookies and trackers
The Base uses cookies strictly necessary for the service to work (login session, CSRF
protection, and the “Remember me” option), which don't require consent.
We also use Matomo, a self-hosted analytics tool (no data is sent to a
third party or outside the European Union). A GDPR-compliant consent banner (CMP)
will be added shortly to collect your choice before any analytics cookie is set;
this section will be updated once it's live.
Who receives your data
Your data is accessible to Nez's authorised staff, and to Kokmoka as technical provider
(hosting and development of The Base), limited to what their work requires. The members of
your organisation see the team details described above, and a brand receives the details
you send it when you request contact. Transactional
emails go through the delivery provider Nez has configured. We do not sell or rent your
data to third parties.
Retention periods
As a guideline: account data is kept while your account is active; proof of consent for
about 3 years after the end of the relationship (applicable limitation period); usage data
for about 25 months; Matomo cookies for a maximum of 13 months. These are policy targets;
automated enforcement (technical purging) is not yet in place and will be rolled out
progressively.
Your rights
Under the GDPR, you have the right to access, rectify, erase, restrict, and port your data,
to object to its processing, and to withdraw consent at any time. To exercise these rights,
contact [email protected]. We respond within one
month. You may also lodge a complaint with the CNIL
(www.cnil.fr).
Transfers outside the European Union
No data is transferred outside the European Union as part of The Base.
Security
Passwords are hashed (never stored in plain text), traffic is encrypted (HTTPS), and access
to the back office is limited to authorised staff.
Updates to this policy
This policy may be updated; the version in force is shown at the top of this page (currently
2026-09-25). See also our legal
notice.
Version française, faisant foi
Responsable de traitement
Les données décrites ci-dessous sont traitées par Nez Holding, société à
responsabilité limitée (SARL) au capital de 1 200 €, immatriculée au RCS de Paris
sous le numéro 880 471 784, dont le siège social est situé 29 rue des Orteaux,
75020 Paris, France (« Nez », « nous »), éditrice de The Base.
Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'est désigné à ce jour. Pour toute question
ou demande relative à vos données, contactez :
[email protected].
Qui est concerné par cette politique
Cette politique décrit le traitement des données des membres de The Base :
les personnes rattachées à une organisation inscrite sur la plateforme, qu'il s'agisse d'un
retailer (point de vente, acheteur, distributeur ayant une activité de
vente) ou d'une marque, qu'elles aient ou non activé leur compte. Les
comptes du back-office (personnel de Nez) sont gérés selon les règles internes applicables
aux collaborateurs et ne sont pas détaillés ici.
Les contacts commerciaux des marques sont membres de l'équipe de leur marque, y compris
avant d'avoir activé un compte ; voir la section « Contacts commerciaux des marques »
plus bas.
Données que nous collectons, et pourquoi
Création et gestion du compte
Votre compte est créé par Nez (à partir de la liste d'accréditation de l'un de ses
événements, ou directement), ou par un collègue qui vous invite à rejoindre l'équipe de
votre organisation sur The Base ; dans les deux cas, vous recevez un email d'invitation
pour l'activer. Avant l'activation, nous ne détenons que les informations transmises par
Nez ou par votre collègue (email, nom, organisation et, le cas échéant, fonction et
téléphone).
Lors de l'activation, vous confirmez ou complétez vos prénom, nom, catégorie et intitulé de
fonction, numéros de téléphone (facultatifs) et choisissez un mot de passe (jamais stocké en clair).
Ces données sont nécessaires pour créer votre accès, vous identifier et sécuriser votre
compte. Base légale : votre consentement, recueilli explicitement à l'activation (case
« accès à la plateforme »), révocable en nous contactant. La fermeture du compte est alors
la conséquence pratique du retrait.
Demande d'accès
Vous pouvez aussi demander vous-même un accès (« Request access ») : vous
indiquez alors votre email, vos nom, fonction, numéros de téléphone (facultatifs) et un mot
de passe, confirmez votre email par un lien, et désignez l'organisation pour laquelle vous
travaillez (existante, ou que vous décrivez). Nez et, pour une demande à rejoindre une
organisation existante, ses administrateurs examinent votre demande à partir de ces
informations et de votre message ; ils peuvent voir si le domaine de votre email
correspond au site de votre organisation. Base légale : votre consentement, donné à
l'envoi de la demande. Une demande dont l'email n'est jamais confirmé est supprimée au bout
de 7 jours ; une demande refusée ou annulée, ainsi que le compte qui
l'accompagnait, au bout de 90 jours.
Votre organisation et votre équipe
Les informations de votre organisation (nom, pays, ville, site web et, pour un retailer, son
profil et ses besoins de sourcing, pour une marque, sa présentation) sont partagées par
l'ensemble de ses membres. Les membres de votre organisation voient les nom, email, rôle et
statut de compte des uns et des autres sur la page « My organisation ». Ses administrateurs
peuvent modifier ces informations, inviter des collègues (en saisissant leur email et leur
nom), changer leur rôle ou les retirer de l'équipe. Base légale : intérêt légitime de
Nez à permettre aux organisations de gérer leur présence sur la plateforme, et exécution du
service que vous utilisez.
Preuve de consentement
Chaque consentement donné ou retiré (accès à la plateforme, communications Nez, voir
ci-dessous) est enregistré avec la date, l'adresse IP, le user-agent de votre navigateur et
la version de la politique alors en vigueur. Cet enregistrement sert uniquement à prouver le
consentement en cas de contrôle ou de litige. Base légale : obligation légale (le RGPD
nous impose de pouvoir démontrer le consentement).
Communications de Nez
Si vous l'acceptez (case facultative, distincte de l'accès à la plateforme), nous vous
envoyons des informations sur les événements et sur The Base. Base légale : consentement,
modifiable à tout moment depuis votre page Profil.
Visibilité dans l'annuaire des membres
Si vous l'acceptez (case facultative, à l'inscription ou plus tard depuis votre page Profil),
les informations d'inscription que vous fournissez peuvent être montrées aux autres membres
de The Base, retailers et marques, par exemple dans un futur annuaire des membres.
Cette fonctionnalité n'existe pas encore : rien n'est montré à personne tant qu'elle
n'existe pas, et nous ne l'afficherons qu'aux comptes ayant donné leur accord. Base
légale : consentement, modifiable à tout moment depuis votre page Profil.
Usage de l'annuaire
Nous enregistrons les marques que vous consultez et les demandes de mise en contact que vous
envoyez, pour mesurer l'usage du service et le faire évoluer. Base légale : intérêt
légitime de Nez à comprendre l'usage de sa plateforme. Si votre compte est supprimé, ces
événements sont conservés mais anonymisés (dissociés de votre identité) plutôt que supprimés.
Mise en contact avec une marque
Lorsque vous utilisez le bouton « Request contact » sur une fiche marque, votre nom, votre
société, votre email, votre téléphone et le message éventuel que vous rédigez sont envoyés
par email aux membres de l'équipe de cette marque qui reçoivent les demandes de contact
(ses contacts commerciaux), afin qu'elle puisse vous répondre directement. Base légale : exécution de la mise en relation que vous demandez
explicitement en cliquant.
Sécurité
Adresse IP et informations techniques de connexion sont utilisées pour limiter les tentatives
de connexion abusives et sécuriser l'accès à votre compte. Base légale : intérêt légitime
de Nez à protéger la plateforme et ses utilisateurs.
Contacts commerciaux des marques
Les coordonnées du contact commercial d'une marque (nom, email, téléphone) proviennent du
dossier de candidature de la marque à un événement de Nez, et non d'une saisie directe par
la personne concernée sur The Base. Cette personne est enregistrée comme membre de l'équipe
de la marque sur The Base, y compris avant d'avoir activé un compte, et reçoit par email les
demandes de contact que les membres de The Base adressent à la marque. Seul son nom apparaît
sur la fiche marque : son email et son téléphone ne sont jamais affichés aux autres
membres, qui passent par le formulaire de contact. Nez peut l'inviter à activer un compte ; si elle
le fait, les sections ci-dessus s'appliquent alors également à elle.
Nez traite ces données sur la base de son intérêt légitime à faciliter la mise en relation
professionnelle entre les marques et les autres membres de The Base. Les administrateurs de la marque peuvent
modifier les personnes qui reçoivent ses demandes de contact. Toute personne concernée peut
exercer les droits décrits ci-dessous en nous contactant.
Cookies et traceurs
The Base utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (session
de connexion, protection CSRF, mémorisation de connexion si vous cochez « Remember me »), qui
ne requièrent pas de consentement.
Nous utilisons également Matomo, un outil de mesure d'audience que nous
hébergeons nous-mêmes (aucune donnée n'est transmise à un tiers ni hors de l'Union
européenne). Un bandeau de consentement (CMP) conforme au RGPD sera mis en place
prochainement pour recueillir votre choix avant tout dépôt de cookie de mesure
d'audience ; en attendant sa mise en ligne, cette section sera mise à jour en conséquence.
Destinataires de vos données
Vos données sont accessibles à l'équipe habilitée de Nez, ainsi qu'à Kokmoka en tant que
prestataire technique (hébergement et développement de The Base), dans la limite nécessaire à
leurs missions. Les membres de votre organisation voient les informations d'équipe décrites
plus haut, et une marque reçoit les coordonnées que vous lui transmettez lorsque vous lui
demandez un contact. Les emails transactionnels transitent par le prestataire d'envoi configuré
par Nez. Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers.
Durées de conservation
À titre indicatif : les données de votre compte sont conservées tant qu'il est actif ;
les preuves de consentement, environ 3 ans après la fin de la relation (délai de
prescription applicable) ; les données de navigation, environ 25 mois ; les cookies
Matomo, 13 mois maximum. Ces durées sont des cibles de politique ; leur application
automatisée (purge technique) n'est pas encore en place et sera mise en œuvre
progressivement.
Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de
limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer
votre consentement à tout moment. Pour les exercer, contactez
[email protected]. Nous répondons dans un délai
d'un mois. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL
(www.cnil.fr).
Transferts hors Union européenne
Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne dans le cadre de The Base.
Sécurité
Les mots de passe sont hachés (jamais stockés en clair), les échanges sont chiffrés (HTTPS),
et l'accès au back-office est réservé aux personnes habilitées.
Mise à jour de cette politique
Cette politique peut être mise à jour ; la version en vigueur est indiquée en haut de cette
page (actuellement 2026-09-25). Voir aussi nos
mentions légales.
